LIDL, Kaufland und STACKIT

Eine der größten Handelsgruppen Europas, zu der Lidl und Kaufland gehören, verarbeitet jährlich über 60 Millionen EDI-Belege (EDI = Electronic Data Interchange). Das alte System zur elektronischen Abwicklung von Geschäftsdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen war mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Für jeden Lieferanten nahm die initiale Registrierung im EDI-System viel Zeit in Anspruch. Es gab keinen standardisierten, gruppenweiten EDI-Onboarding-Prozess. Auch fehlten automatisierte Benachrichtigungen im Workflow, sodass der Fortschritt des Onboardings proaktiv geprüft werden musste. Das Legacy-System erforderte zudem hohe Infrastruktur- und Hardware-Ressourcen, hatte eine veraltete Dokumentation und war fehleranfällig, was hohe Entwicklungskosten verursachte.

Die Anforderungen an ein SELF-EDI-System waren daher vielfältig:

• Ablösung mehrerer Legacy Systeme mit hohem Kosten- und Personaleinsatz
• Verhältnismäßigkeit der Funktionalität der Software und ihrer zugrunde liegenden Infrastruktur
• Langfristig Einsparungen durch Reduzierung der Entwicklungsleistungen
• Vereinheitlichung von Prozessen mit genügend Flexibilität zur Berücksichtigung von Besonderheiten wie spezifischen EDI-Nachrichtentypen oder abweichende Aufgabenzuweisungen für unterschiedliche Empfängerkreise

Eine Cloud-Lösung, die den strategischen Cloud-First-Ansatz der Schwarz Gruppe unterstützte, wurde in Betracht gezogen. SELF-EDI basiert auf der Low-Code-Plattform Mendix, die auf der souveränen STACKIT Cloud läuft, was eine sehr schnelle Umsetzung ermöglichte: Vom Kickoff bis zum Rollout dauerte es nur ein Jahr. Die Applikation ist ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie mit der Low-Code-Plattform auch komplexere Anwendungsfälle erfolgreich umgesetzt werden können. Mithilfe von SELF-EDI können Lieferanten die meisten Prozessschritte beim Onboarding in das EDI-System eigenständig bearbeiten. SELF-EDI punktet darüber hinaus mit einem Workflow-Management-System, das bei Handlungsbedarf Statusupdates sendet.

Ein Statusmonitoring bietet jederzeit einen Überblick über den Fortschritt des Onboardings eines Lieferanten. SELF-EDI auf STACKIT ist eine skalierbare Umgebung für dynamische Anforderungen. Sie schützt Geschäftsgeheimnisse und persönliche Daten durch maximale Datensouveränität. Es bietet hohe Automatisierung und reduziert gleichzeitig die Fehlerquote. Die Registrierung eines Lieferanten, die früher mehrere Tage dauerte, kann nun von Lieferanten selbstständig und mit geringem Zeitaufwand über die Selbstregistrierung durchgeführt werden. Darüber hinaus können Lieferanten ihre Stammdaten selbstständig im SELF-EDI-Portal aktualisieren, was den Fachbereichen einen großen Teil der manuellen Arbeit erspart.